Pemasaran Menggunakan Surat Elektronik ( Email Marketing )
1. Konsep Email Marketing
Beberapa alasan mengapa surat elektronik menjadi salah satu teknikpemasaran yaitu :
a. Cepat dan sederhana. surat elektronik dapat dikirim dalam skala
besar
b. Jangkauan. Surat elektronik sebagai alat yang ideal untuk pemasaran langsung terutama dengan target pasar yang tersebar dibeberapa lokasi geografis.
c. Hemat.
d. Membangun/menjalin hubungan, dengan mengirim surat elektronik kepada
konsumen secara teratur dari waktu ke waktu. konsumen merasa
diperhatikan, dimana hal tersebut merupakan kunci untuk menjalin
hubungan. Nawala
e. Meningkatkan trafik (tingkat/banyaknya kunjungan pengguna).
Terdapat 2 jenis surat elektronik komersial yaitu:
a) Surat elektronik promosi(email promotion)
Merupakan alat komunikasi berupa surat elektronik yang dirancang dan dibuat berdasarkan tujuan tertentu, dimana konsumen diharapkan langsung melakukan tindakan atas informasi yang dikirimkan, biasanya berisikan informasi penawaran produk, diskon, musik gratis, voucher dan lain-lain.
b) Retention based emails(newsletter/nawala)
Merupakan alat komunikasi berupa Surat elektronik yang digunakan dalam memberikan informasi mengenai perusahaan, baik menyangkut produk, orang yang terlibat, serta informasi lain yang dapat membantu berhubungan dengan urusan bisnisnya. Pengiriman nawala secara teratur memungkinkan pihak yang terkait terjaga kelangsungan hubungannya dalam waktu yang lama.
Ketika Anda melakukan suatu transaksi dengan suatu perusahaan maka perusahaan akan mengirimkan surat elektronik komersial dan surat elektronik transaksi(Transaction email). Surat elektronik transaksi dapat berisikan informasi-informasi transaksi seperti konfirmasi pengiriman barang, informasi bagaimana barang harus dikembalikan jika terdapat kesalahan atau produk yang tidak sesuai.
Spam mail kali pertama muncul pada tahun 1978. Spam mail didefinisikan sebagai surat elektronik komersial atau masal yang tidak diminta. Bahkan, lebih dari 97 persen dari semua surat elektronik yang dikirim melalui Net adalah spam!
2. Bagian Dari Surat Elektronik
a) PreheaderPreheader adalah satu atau dua baris teks yang ditampilkan di bagian atas surat elektronik(header). Baris teks tersebut yang akan mengarahkan pengguna surat elektronik untuk "Melihat surat elektronik secara online". Dengan semakin banyak orang melihat surat elektronik di ponsel, preheader juga dapat dimanfaatkan untuk mengarahkan surat elektronik ke versi mobile.
b) Header
Bagian header terdiri dari "ke(To)", "dari(From)" dan "membalas(Reply)", pada bagian ini dapat dipergunakan untuk membangun hubungan dengan konsumen. Pembaca(pemilik surat elektronik) akan merasa dirinya spesial dan memahami bahwa nawala/newsletter tersebut unik dan dikirim ke pribadi oleh pengirim. Menggunakan alamat surat elektronik perusahaan pribadi(misalkan andi@namaperusahaan.com) untuk "membalas" dapat menciptakan keakraban.
c) Subyek Line
Bagian/Baris subjek dapat menjadi bagian terpenting dari surat elektronik baris subjek membantu pembaca dalam mengidentifikasi surat elektronik, dan juga menarik pembaca untuk membukanya. Baris subjek juga diteliti oleh filter spam, dan Anda harus menghindari menggunakan karakter, yaitu $ 2 # % & ^ ^ % # # # atau ! ! !. Baris subjek yang konsisten, menggunakan nama perusahaan dan edisi buletin, dapat membangun keakraban dan membantu pembaca untuk menyortir surat elektronik pada kotak masuk.
d) Personalisasi Ucapan
Dengan basisdata yang memiliki kemampuan untuk menyimpan nama pembaca, maka dapat dimungkinkan untuk melakukan personalisasi ucapan dari surat elektronik . " Hi Dewa Surya " atau “Aplikasi Terbaik untuk Dewa Surya” hal tersebut dapat menimbulkan tanggapan jauh lebih baik dibandingkan "Konsumen yang Terhormat", Kadang-kadang, baris subjek dapat dipersonalisasi juga untuk meningkatkan respon.
e) Body(tubuh)
Pada bagian ini isi surat elektronik dibuat. Jangan tergoda untuk menggunakan terlalu banyak gambar karena dapat meningkatkan ukuran surat elektronik, dan mengaburkan isi bila gambar tidak berhasil ditampilkan.
f) Footer
Bagian footer pada surat elektronik dapat membantu untuk membangun konsistensi, dimana perusahaan dapat menempatkan rincian kontak yang mencakup nama dan kontak email perusahaan. Hal ini dapat juga mencakup kebijakan privasi pengirim . Salah satu cara untuk menambah daftar alamat surat elektronik adalah menambahkan link "teruskan ke teman " di footer. Bagian paling penting dari footer adalah link unsubscribe (link berhenti berlangganan). Beberapa ESPs menawarkan kemampuan untuk menempatkan tombol berbagi dan link sosial media di footer yang memungkinkan konsumen untuk membagi surat elektronik Anda di jaringan sosial media mereka.
3. Etika penggunaan surat elektronik
Etika dalam penulisan surat elektronik sama dengan etika dalam menulis suratbiasa. Ada surat elektronik yang isinya formal ada yang informal. Beberapa hal penting dalam penggunaan surat elektronik yaitu :
a. Jangan biarkan kolom subjek kosong.
b. Jangan mengirim surat elektronik dengan lampiran (attachment) yang terlalu besar (lebih dari 512 KB). Tidak semua orang mempunyai akses Internet yang cepat, dan ada kemungkinan lampiran tersebut melebihi kapasitas surat elektronik penerima, sehingga akan ditolak mailserver penerima. Selain itu, perhatikan juga bahwa beberapa penyedia surat elektronik juga menerapkan batasan tentang jumlah, jenis, dan ukuran surat elektronik yang dapat diterima (dan dikirim) penggunanya,
c. Jangan mengirim teruskan (forward) surat elektronik tanpa berpikir kegunaan bagi orang yang dituju.
d. Dalam mengutip tulisan orang lain, selalu usahakan mengutip sesuai dengan hal yang ingin disampaikan, lebih baik tidak mengutip seluruh tulisan orang itu. Dalam menjawab surat elektronik orang lain, kutip bagian yang kita tanggapi saja, selain lebih jelas juga tidak memakan waktu dan dalam mengutip tulisan orang ketiga, ingat hak cipta, kutip sesedikit mungkin dan rujuk ke tulisan aslinya.
e. Jangan menggunakan huruf kapital karena dapat menimbulkan kesan Anda berteriak.
f. Gunakan huruf dan kata-kata yang mudah terbaca (Contoh yang salah misalkan mau menyampaikan “apa kabar” dirubah menjadi “4pa K4B4r”)
g. Gunakan kata-kata dengan santun. Adakalanya sesuatu yang kita tulis akan terkesan berbeda dengan apa yang sebetulnya kita maksudkan.
4. Merencanakan, Membuat, Menguji dan Mendistribusikan
a. MerencanakanDalam melakukan pemasaran menggunakan surat elektronik langkah pertama yang harus dilakukan adalah membuat perencanaan yang jelas, jelas disini artinya sesuai dengan target yang ingin dicapai.
Ada beberapa hal yang harus dipertimbangkan dalam perencanaan surat elektronik sebagai media pemasaran yaitu :
1) Tujuan. Tentukan tujuan pemasaran menggunakan surat elektronik dan pastikan terukur. Sebagai contoh, jika sebuah toko ritel mengirimkan nawala kepada konsumen untuk mempromosikan diskon celana panjang sebesar 15% pada bulan januari, maka kalian harus mengetahui apakah tujuan sebenarnya dari pemasaran tersebut? Apakah untuk menjual lebih banyak celana panjang? atau untuk menjual produk yang lainnya. Jika demikian, produk yang mana, dan bagaimana Anda akan mengukurnya? Apakah peningkatan penjualan langsung berhubungan dengan nawala?. Mendefinisikan tujuan yang jelas dan terukur membuat Anda lebih mudah untuk menentukan keberhasilan pemasaran menggunakan surat elektronik.
2) Kesesuai antara strategi pemasaran online dan offline. Pastikan bahwa strategi online selaras dengan offline. Jika toko menjual baju renang dengan diskon 10%, pastikan bahwa promosi di toko sesuai dengan promosi yang ditawarkan secara online.
3) Konsistensi. Ketika merencanakan desain dan tata letak surat elektronik untuk pemasaran, penting dipikirkan tentang efek jangka panjang pada konsumen. Sebagai contoh, sebuah nawala bulanan harus memiliki konten baru tapi layout desain yang konsisten dari bulan ke bulan. Branding, logo dan warna harus sama di semua materi pemasaran.
4) Waktu dan frekuensi. Penting untuk mempertimbangkan gaya hidup target pasar(konsumen), pililah waktu yang tepat dalam mengirimkan surat elektronik komersial, sebaiknya hari kerja (senin sampai jumat)atau sebelum hari-hari besar/perayaan. Jika target pasarnya adalah perusahaan hari Selasa dan Kamis sebelum tengah hari dapat memberikan hasil yang lebih baik daripada Senin pagi atau Jumat sore, karena saat itu target pasar disibukan oleh aktifitas pertama kerja atau berada di luar kantor. Contoh Jika konsumen menerima newsletter pada minggu pertama setiap bulan, Buatlah komitmen untuk mengirimkan newsletter pada waktu yang telah ditetapkan setiap bulannya. Hal ini membantu Anda menjaga hubungan baik, saling percaya dan membangun kredibilitas dengan konsumen.
Target yang ingin dicapai dalam pemasaran menggunakan surat elektronik dapat dikelompokkan menjadi 2 yaitu jangka pendek dan jangka panjang.
Untuk target jangka pendek, hal ini sejalan dengan tujuan surat elektronik promosi yaitu :
a) Pengguna melakukan pembelian.
b) Pengguna mengunduh whitepaper.
c) Pengguna meminta informasi tambahan.
Sedangkan untuk sasaran jangka panjang hal ini sejalan dengan tujuan surat elektronik nawala yang meliputi :
a) Jumlah surat elektronik yang diakses/dibaca dari seluruh surat elektronik yang dikirim(Openrate)
b) Jumlah link yang dipilih/diakses (Click-through rate)
c) Jumlah surat elektronik yang diteruskan (Number of e-mails forwarded)
d) Return on investment (ROI)
e) Penambahan data konsumen dalam basis data (Database growth)
f) Jumlah sharing pada sosial media(Number of social shares)
g) Jumlah link yang dipilih untuk membuka web tujuan (Conversion rate (activity on your site generated via email))
b. Membangun basisdata konsumenPemasaran menggunakan surat elektronik agar dapat berhasil dengan baik maka kita harus memiliki basisdata(database) konsumen yang setuju untuk dikirimi surat elektronik komersial. Ijin pengiriman surat elektronik kepada konsumen harus didapatkan secara eksplisit jika tidak hal tersebut dapat menyebabkan tindakan melawan hukum yang menyebabkan perusahaan mendapatkan reputasi yang tidak baik karena pengiriman spam mail. Hukum internasional mengenai spam dan komunikasi elektronik bervariasi dan penting untuk diperhatikan. Contohnya di indonesia terdapat undang-undang ITE(Informasi dan Transaksi Elektronik) yang mengatur segala transaksi elektronik. Untuk pedoman promosi dan hak kebebasan pengguna internet dalam bertransaksi dapat dilihat pada alamat http://www.youronlinechoices.com/
Ada beberapa cara untuk mengembangkan basisdata konsumen salah satunya adalah membeli dari perusahaan penyedia basisdata alamat surat elektronik, caranya sangat mudah, yaitu tinggal mencari di Google atau mesin pencari lainnya dengan kata kunci “email databases”. Contoh alamat website penyedia basisdata surat elektronik:
a) http://www.infousa.com/
b) http://www.worldemaildatabases.com/
c) http://dmdatabases.com/
d) http://www.emaildatabase.co.za/
e) https://www.marketscan.co.uk/
f) http://www.specialdatabases.com/
g) http://www.elistxs.com/
Agar kita dapat menjaring data konsumen tanpa harus melanggar hukum yang berlaku. Ada beberapa hal yang dapat dilakukan yaitu :
1) Tambahkan link "teruskan ke teman" di bagian bawah(footer) surat elektronik untuk mendorong konsumen ikut mendistribusikan informasi kepada teman-temannya. Informasikan juga bahwa semua alamat surat elektronik yang diteruskan akan ditambahkan dan disimpan secara otomatis ke basisdata, lihat Gambar 5.12.
2) Kata sign-up(daftar) dan berlangganan nawala(subscribes newsletter) dipasang ditempat yang mudah dilihat pada halaman website. Pada saat konsumen mengisi formulir pendaftaran berikan penjelasan dengan detail tentang kebijakan privasi dan pengaturan spam agar konsumen dapat menerima surat elektronik yang dikirimkan.
3) Ketika berkomunikasi dengan konsumen baik melalui telepon atau surat elektronik, tawarkan sesuatu yang berharga secara gratis misalkan hadiah voucher, dan tanyakan apakah mereka ingin berlangganan nawala bulanan dan pastikan alamat surat elektronik sudah benar dengan memeriksa sintaks.
4) Menambahkan kotak berlangganan ke proses checkout website ritel.
5) Gunakan interaksi pada pameran dagang untuk meminta alamat surat elektronik.
6) Meminta alamat surat elektronik ketika konsumen berkunjung ke toko dengan memberikan voucher diskon.
7) Bergabung di sosial media dan memberikan link belangganan nawala sehingga konsumen dapat berlangganan dengan mengisi formulir yang telah disiapkan.
8) Lakukan riset konsumen online, lakukan pendekatan menggunakan surat elektronik, beritahu di mana informasi konsumen tersebut didapatkan dan menjelaskan mengapa Anda menghubungi mereka.
9) Lakukan tes pengiriman surat elektronik untuk dapat dianalisa dan menghasilkan hal yang terbaik untuk konsumen.
10) Meminta ijin konsumen untuk menambahkan alamat surat elektronik dan informasi pribadi mereka kedalam basisdata. Informasikan kepada konsumen apa yang mereka dapatkan dan seberapa sering mereka akan mendapatkannya termasuk apa manfaatnya.
11) Menambahkan link atau opsi unsubscribe dan signature. Link berhenti berlangganan wajib ada disetiap surat elektronik yang dikirimkan. Pada bagian signature harus dapat menginformasikan kepada konsumen bahwa mereka mendapatkan informasi atau berita terbaru, dan menanyakan apakah mereka ingin menerima hal ini. Signature dapat berisi informasi data pengirim, alamat perusahaan, telepon, fax dan alamat website.
Basisdata konsumen harus terus berkembang dan bertambah, terutama data konsumen yang memiliki prospek bagus. Basisdata konsumen tersebut dapat terdiri dari banyak tabel, salah satunya adalah tabel konsumen yang dapat berisikan record-record diantaranya yaitu :
1) Nama lengkap dan Gelar.
2) Tanggal Ijin pengiriman surat elektronik.
3) Sumber ijin.
4) Jenis kelamin.
5) Negara.
6) Alamat.
7) Telepon.
8) Alamat surat elektronik.
9) Tempat dan Tanggal lahir.
10) Frekwensi(seberapa sering konsumen ingin dikirimi surat elektronik).
Lebih baik memiliki satu alamat emailyang potensial/memiliki prospek bagus dari pada lima kontak yang tidak berkualitas
Basisdata yang terstruktur dan memiliki record-record detail konsumen memungkinkan kustomisasi masal. Personalisasi sederhana pada pengiriman surat elektronik dapat meningkatkan hasil penjualan. Contoh penggunaan nama penerima atau memilah-milah berdasarkan demografi(jenis kelamin, usia) dan riwayat pembelian.
c. Merancang desain dan memilih template.
Surat elektronik yang dikirimkan ke konsumen dapat berbentuk teks saja atau HTML (hypertext markup language). Surat elektronik yang dibuat dengan menggunakan HTML dapat berisi gambar, huruf, warna dan hyperlink. Dalam membuat surat elektronik untuk pemasaran usahakan semenarik mungkin, jelas, dan sederhana.
Beberapa aturan yang harus dipatuhi adalah :
1) Gunakan HTML, tanpa CSS, Dalam membuat template surat elektronik gunakan tabel untuk layout, tidak menggunakan CSS untuk pengaturan tampilan. Kode yang dibuat harus sesuai dengan aturan dari W3C (www.w3.org). Membuat desain di Microsoft Word dan kemudian mengekspor kode ke HTML sangat tidak dianjurkan karena spam filter tidak menyukai hasil ekspor dari Microsoft Word ke HTML disebabkan membawa karakter khusus.
2) Mengatur lebar dan jarak setiap sel secara tetap. Ketika hal ini tidak dilakukan, mail klien cenderung membuat surat elektronik sesuai dengan aturan sendiri (default) dan dapat merusak bentuk desain.
3) Jika Anda menggunakan warna latar belakang blok, pastikan untuk menyertakan 100 % lebar tabel untuk menutupi seluruh surat elektronik
4) Typography, Aturlah ukuran font lebih besar dari 9px. Karena font dengan ukuran lebih kecil menjadi sulit untuk dilihat pada beberapa mail klien, Gunakan jenis huruf yang mudah dibaca seperti arial, Teks berwarna atau teks cahaya(glowing) mungkin terlihat secara visual mengesankan, tetapi sulit untuk dibaca dan dapat menyebabkan ketegangan mata konsumen. Jika pada bagian (tulisan) ada hal penting dapat menggunakan penebalan tulisan(Bold).
5) Gambar. Penambahan gambar pada surat elektronik sangat baik dari segi keindahan dan daya tarik tapi pastikan ada “alt” tag untuk semua gambar. Hal ini untuk memastikan bahwa pesan gambar masih dapat dikomunikasikan bahkan jika gambar tidak terlihat/tampil, Ingat, Hindari menggunakan gambar untuk menyampaikan konten penting. Karena banyak klien email diatur untuk tidak menampilkan gambar secara default, dan jika hal ini terjadi, pesan penting tidak dapat tersampaikan. Hindari menggunakan terlalu banyak gambar, filter spam tidak dapat membaca gambar dan dapat menjadi curiga dengan isi surat elektronik. Hindari menggunakan format gambar png.
pemblokiran Gambar dapat mendistorsi makna surat elektronik Anda, sehingga mempertimbangkan penggunaan judul dan alt teks.
6) Huruf Capitals. Jangan menggunakan huruf kapital, terutama di baris subjek. Karena seperti orang teriak.
7) Uji coba pengiriman surat elektronik. Jangan gunakan kata "test" di baris subjek, terutama ketika mengirim surat elektronik uji coba ke beberapa rekan atau konsumen. Pastikan bahwa administrator sistem tahu bahwa Anda mengirimkan surat elektronik uji coba sehingga mereka dapat memasukan ke dalam daftar putih (surat elektronik tidak dianggap sebagai spam dan diblokir).Uji surat elektronik Anda dalam berbagai aplikasi mail client sebelum dikirim. Server penyedia layanan surat elektronik (ESP) dapat disebut sebagai aplikasi pemasaran surat elektronik. Anda biasanya membayar layanan ini, baik per bulan atau per surat elektronik penerima. Aplikasi ini menyediakan proses langkah demi langkah untuk membuat template surat elektronik tanpa Anda harus tahu HTML. Penyedia layanan
pemasaran surat elektronik, seperti MailChimp (www.mailchimp.com), telah diterima oleh penyedia layanan internet (ISP). Desain surat elektronik merupakan salah satu bagian terpenting yang harus dibuat menjadi satu kesatuan utuh, karena hal ini berdampak pada keberhasilan Anda dalam pemasaran menggunakan surat elektronik. Desain harus terdapat call to action agar konsumen dapat berinteraksi. Ada beberapa pertimbangan dalam mendesain surat elektronik untuk pemasaran diantaranya :
1) Bentuk Tampilan
Penelitian telah menemukan bahwa pengguna membaca atau memindai surat elektronik mengikuti bentuk F (Nielsen, 2006) . Di dalam merencanakan desain dan konten sedapat mungkin mengikuti bentuk tersebut.
2) Layout
Bantu konsumen dengan penataan isi surat elektronik ke dalam segmen, manfaatkan batas atau blok warna untuk menonjolkan dan membagi konten. Sangat penting untuk menyeimbangkan gambar dan teks dalam surat elektronik. Biasanya penempatan gambar berada di samping teks yang relevan.
Template surat elektronik adalah layout desain siap pakai yang dapat digunakan untuk surat elektronik.
Beberapa alamat penyedia template surat elektronik gratis yaitu:
a) www.constantcontact.com
b) www.mailchimp.com
c) www.graphicmail.com/gm/features/email-templates/
d) www.activecampaign.com/templates/
e. Merancang surat elektronik untuk telepon selular
Hal yang paling penting untuk diingat ketika merancang sebuah surat elektronik pemasaran untuk perangkat mobile :
1) Ukuran Layar jauh lebih kecil maka konten harus dibuat sesederhana mungkin dengan call to action yang jelas.
2) Lebar surat elektronik yang ideal 600px. perangkat smartphone ada yang memiliki lebar sekitar 320px (iPhone) dan 480px (Android) jadi ketika Anda menetapkan lebar gambar header harus di bawah 600px. Hindari scrolling horizontal.
3) Buat link pada preheader surat elelktronik dalam bentuk teks yang dapat diklik dan diarahkan ke versi HTML surat elektronik newsletter Anda.
4) Desain surat elektronik Anda dalam sistem grid. Ini berarti konten Anda harus diletakkan dalam blok vertikal dan horizontal sejajar.
5) Sertakan teks alternatif untuk gambar Anda.
6) Perangkat mobile yang tidak otomatis mengatur skala surat elektronik Anda ke bawah akan menampilkan konten di sebelah kiri terlebih dahulu. Pastikan bahwa konten Anda yang paling penting ditempatkan di sana.
7) Ukuran tombol link kurang lebih 44px agar terlihat baik pada ponsel
8) Banyak perangkat mobile memiliki layar sentuh. Maka penempatan link jangan berdekatan karena akan susah untuk diklik menggunakan jari, Untuk hasil yang baik ukuran link kurang lebih 30 s.d 45px, dengan margin minimal 15px. Dengan jarak link seperti ini , maka akan mudah bagi pengguna layar sentuh untuk menindaklanjuti Call to Action.
f. Merancang Call to action
Ketika anda membuat Surat elektronik untuk pemasaran, Jangan lupa
menempatkan call to action, bagian ini berisi interaksi dengan konsumen. Call
to action dapat berupa teks hyperlink (disebut teks link), atau gambar yang
terlihat seperti tombol. Menurut Email Experience Council, 72% suara dari
pemasar surat elektronik, menyatakan bahwa, tombol lebih baik daripada link
teks (Email Experience Council 2007). Misalnya "Pesan Sekarang”.
g. Membuat Konten
Konten surat elektronik dapat berisikan :
1) Humor.
2) Penelitian.
3) Informasi.
4) Promosi.
5) Konten eksklusif
h. Uji Coba
Desain surat elekronik yang telah dibuat harus dilakukan pengujian, hal ini bertujuan agar desain yang telah dibuat dapat tampil dengan sempurna disemua aplikasi (webmail dan mail klien). Surat elektronik dapat diuji di alamat https://litmus.com/.
Ada beberapa komponen surat elektronik yang diujikan jika anda akan melakukan pemasaran menggunakan surat elektronik yaitu.
1) Baris subjek.
2) Asal pengirim.
3) Waktu pengiriman (hari dan jam).
4) Frekwensi.
5) Gambar (statis atau animasi) termasuk rasio antara gambar dan teks.
6) Typografy(jenis huruf dan warna).
7) Link dan tombol (Call to action).
8) Personalisasi.
9) Berhenti belangganan (Unsubscribe).
10) Halaman yang dituju ketika link di klik (Landing page).
11) Tata letak.
Sistem pelacakan surat elektronik menghasilkan statistik yang userfriendly dan cara pengukurannya mengikuti kinerja kampanye surat elektronik yang meliputi.
1) Jumlah surat elektronik yang dikirim.
2) Jumlah bouncing (surat elektronik yang dikembalikan).
3) Jumlah surat elektronik dibuka dan surat elektronik sampai, tetapi tidak dibuka.
4) Berhenti berlangganan.
5) Teruskan ke teman.
6) Tingkat klik-tayang dan konversi.
Beberapa web untuk menguji surat elektronik Anda selain https://litmus.com/ yaitu :
1) Memeriksa status web pusat surat elektronik dapat dilakukan di http://emailstatcenter.com/.
2) Menguji kompatibilitas surat elektronik pada mail klien dan ponsel dapat dilakukan di http://www.emailonacid.com/.
3) Memeriksa Spam skor sebuah surat elektronik dapat dilakukan di: http://spamassassin.apache.org.
4) Memeriksa Skor reputasi sebuah surat elektronik dapat dilakukan di www.senderscore.org.
5) Memverifikasi surat elektronik agar sesuai dengan aturan privasi surat elektronik internasional dapat dilakukan di ReturnPath and Trust-e (www.returnpath.net dan www.truste.com).
i. Distribusi/Penyebaran
5. Format penulisan surat elektronik
namapengguna@domain.comAlamat tersebut dibagi menjadi 3 bagian yaitu;
a) namapengguna merupakan identitas pengguna atau ID atau nama kotak surat;
b) @, dibaca “at”, yang dalam bahasa Indonesia diartikan “lokasinya di…”;
c) domain.com merupakan nama domain tempat e-mail itu berada misalkan www.yahoo.com, www.gmail.com dan sebagainya;
Contoh: antonprawira@yahoo.com dibaca antonprawira at yahoo.com;
6 Klasifikasi surat elektronik
Surat elektronik dapat dikelompokkan dalam dua basis berdasarkan aplikasi yang digunakan :a) Surat elektronik berbasis klien(mail client)
Bagi pengguna surat elektronik berbasis klien, aktifitas surat menyurat dilakukan dengan menggunakan perangkat lunak email client, misalnya Thunderbird, Eudora atau Microsoft Outlook.
b) Surat elektronik berbasis web. Saat ini, salah satu server milis yang cukup banyak digunakan adalah Yahoogroups (www.yahoogroups.com).
Istilah-istilah yang sering digunakan dalam menggunakan surat elektronik adalah :
Saat ini, salah satu server
milis yang cukup banyak digunakan adalah Yahoogroups
(www.yahoogroups.com).
Istilah-istilah yang sering digunakan dalam menggunakan surat elektronik adalah :
1. Sign Up : Mendaftarkan diri (menjadi member)
2. Sign In : Pemilik e-mail dapat masuk ke e-mailnya sendiri apabila sudah terdaftar (menjadi member)
3. Compose : Menulis surat baru
4. Inbox : Surat yang masuk ke pemilik e-mail
5. To : Surat akan dikirim ke alamat e-mail yang dituju
6. CC : Surat dikirim secara berantai ke alamat lain
7. BCC : Surat dikirim ke alamat yang dituju tanpa memberi tahu pemilik alamat yang tercantum di alamat CC.
8. Draft : Surat yang ditulis tapi belum dikirim
9. Sent : Surat yang terkirim
10. Spam : Surat tidak diinginkan oleh penerima surat elektronik dan kadang-kadang berisi kata-kata yang tidak baik/menganggu
11. Reply : Membalas surat yang diterima
12. Trash : Melihat surat yang telah dihapus
13. Bulk : Melihat surat yang dicurigai sebagai spam
14. Forward : Meneruskan surat yang diterima untuk disampaikan kepada orang lain
15. Attachment : Fasilitas pada sebuah program e-mail baik mail klien maupun webmail yang dapat digunakan untuk mengirimkan file, atau gambar, yang di ikutsertakan pada surat elektronik yang akan di kirim.
7 Membuat, mengelola dan mengirim surat elektronik
Adapun langkah-langkah dalampembuatan surat elektronik berbasis web (Gmail) adalah sebagai beriku.:
a. Buka browser Anda(internet explorer/mozila atau yang lainnya).
b. Ketikan alamat www.mail.google.com pada address bar dan tekan enter pada keyboard.
c. Pilih buat akun/Sign up.d. Isi formulir pendaftaran sesuai dengan biodata Anda, jika telah selesai pilih.
Adapun langkah-langkah menggunakan surat elektronik adalah sebagai berikut.
a) Buka Gmail dengan alamat http://mail.google.com, kemudian masukkan mail account dan password.
b) Pilih Sign in ,
Mengunduh surat elektronik dari Server
Untuk membaca surat elektronik, Anda harus melakukan penerimaan(receive) surat elektronik dari server caranya adalah pilih menu tool atau tombol send/receive-akun surat elektronik kalian(contoh budayasaputu@gmail.com)- inbox. Untuk membaca surat elektronik yang sudah diambil dari server yaitu: Pilih folder inbox-pilih pre header yang ingin di baca. Untuk membalas surat elektronik yang telah dibaca tekan tombol reply. Untuk membuat dan mengirim surat elektronik baru Anda dapat memilih tombol new.
Beberapa menu yang sering digunakan dalam pengeditan konten surat elektronik pada Outlook yaitu. a) Tab Message
Pada menu message terdiri dari 6 grup yaitu
1) Clipboard yang didalamnya terdapat beberapa fungsi yaitu: melakukan salin, menempelkan dan salin format suatu ketikan.
2) Basic Text yang didalamnya terdapat beberapa fungsi yaitu: mengatur ukuran, jenis, warna huruf, paragraf, dan penomoran.
3) Names yang didalamnya terdapat beberapa fungsi yaitu: mencari dan memasukan kontak ke header dari surat elektronik.
4) Include yang didalamnya terdapat beberapa fungsi yaitu: menyisipkan file, menambahkan file surat yang telah dibuat, menambahkan kartu nama, kegiatan dalam kalender dan signature.
5) Option yang didalamnya terdapat beberapa fungsi yaitu: penanda surat sudah di kirim, dan keamanan.
6) Proofing yang didalamnya terdapat beberapa fungsi yaitu: pengecekan ketikan.
b) Tab Insert
Menu insert terdiri dari 6 grup yaitu:
1) Include yang didalamnya terdapat beberapa fungsi yaitu: menyisipkan file, menambahkan file surat yang telah dibuat, menambahkan kartu nama, kegiatan dalam kalender dan signature.
2) Table memiliki fungsi untuk membuat tabel.
3) Illustrations memiliki beberap fungsi yaitu untuk memasukan gambar, clip art, bentuk, smartArt dan grafik.
4) Links memeliki beberapa fungsi yaitu membuat hyperlink(pindah ke suatu halaman) dan bookmark.
5) Text memiliki beberapa fungsi yaitu membuat text box, word art, drop cap dan memasukan tanggal, waktu dan objek.
6) Symbol memiliki beberapa fungsi yaitu membuat rumus matematika (equation), symbol, garis horizontal.
c) Tab Format Text
Pada menu Format Text terdiri dari 6 grup yaitu:
1) Clipboard yang didalamnya terdapat beberapa fungsi yaitu: melakukan salin, paste dan salin format.
2) Font yang didalamnya terdapat beberapa fungsi yaitu: mengatur ukuran, jenis, warna huruf, merubah ketikan menjadi tebal, miring dan garis bawah,pangkat (super script), subscript.
3) Paragraph yang didalamnya terdapat beberapa fungsi yaitu: mengatur paragrap, numbering, bullet, line spacing border.
4) Style yang didalamnya terdapat beberapa fungsi yaitu: mengatur style ketikan yang telah dibuat.
5) Zoom yang didalamnya terdapat beberapa fungsi yaitu: memperbesar area kerja.
6) Editing yang didalamnya terdapat beberapa fungsi yaitu: untuk mencari, mengganti ketikan dan memilih objek.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar